Digital Office Index: Immer mehr Unternehmen arbeiten papierlos

Weitere 24 Prozent arbeiten derzeit nur noch zu etwa einem Viertel papierbasiert, vor zwei Jahren waren es noch 34 Prozent. 38 Prozent der deutschen Unternehmen bearbeiten noch etwa die Hälfte ihrer Büro- und Verwaltungsprozesse auf Papier. Bei 14 Prozent laufen hingegen noch etwa drei Viertel der Prozesse papierbasiert ab, bei sechs Prozent sogar nahezu alle. Weniger Papier bedeutet auch weniger Aktenordner – die Hälfte der Unternehmen hat daher laut Bitkom die Anzahl ihrer Aktenschränke in den vergangenen fünf Jahren reduziert.

„Papierlose Prozesse sparen nicht nur Ressourcen, sie sind auch Voraussetzung für gut funktionierendes mobiles, ortsunabhängiges Arbeiten“, sagt Bitkom-Hauptgeschäftsführer Dr. Bernhard Rohleder. Inzwischen stehen 96 Prozent der Unternehmen der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse grundsätzlich offen gegenüber, vor zwei Jahren waren es erst 89 Prozent.

Mehr digitale Kommunikation – weniger Fax und Briefpost
88 Prozent der Unternehmen gaben in der Untersuchung an, Briefpost durch digitale Kommunikation ersetzen zu wollen. Während 2022 noch knapp die Hälfte der Unternehmen häufig oder sehr häufig Briefe verschickte, sind es inzwischen nur noch 40 Prozent. Es werden auch weniger Faxe verschickt: Häufig oder sehr häufig faxen noch 30 Prozent.

Das Smartphone hat sich in den Unternehmen mittlerweile als Standardgerät etabliert. 90 Prozent nutzen es häufig oder sehr häufig für die geschäftliche Kommunikation, 2022 waren es 83 Prozent. Zuwächse verzeichnen zudem Messenger-Dienste. Auch Textchats, zum Beispiel über Kollaborationstools oder soziale Netzwerke legen leicht zu. Videokonferenzen werden hingegen seltener abgehalten. Noch 65 Prozent nutzen häufig oder sehr häufig Videokonferenzen.

„Nach dem Hoch der Online-Meetings während der Corona-Pandemie setzen einige Unternehmen wieder vermehrt auf persönliche Treffen im Büro. Grundsätzlich ist die Videokonferenz aber gekommen, um zu bleiben – sei es, um dem Wunsch nach Home-Office zu entsprechen, als kostengünstige Alternative zu Dienstreisen oder als Upgrade von traditionellen Telefonkonferenzen“, so Rohleder.

Kaum noch ein Unternehmen ohne Digital-Office-Lösungen
An die Stelle von papierbasierten Prozessen treten digitale Tools, ohne die heute kein Unternehmen mehr auskommt: 100 Prozent der deutschen Unternehmen setzen mindestens eine Digital-Office-Lösung ein, um zum Beispiel auf Dokumente zuzugreifen oder Kundendaten zu verwalten. Vor zwei Jahren waren es 98 Prozent. So nutzen inzwischen 84 Prozent der Unternehmen mindestens eine Anwendung für Enterprise Content Management (ECM). Einen deutlichen Zuwachs gab es bei digitalen Lösungen für das Customer-Relationship-Management (CRM): Neun von zehn Unternehmen nutzen eine CRM-Anwendung zur digitalen Verwaltung von Kundendaten. Fast alle (98 Prozent) setzen zudem Enterprise Ressource Planning (ERP) ein. Rohleder: „Digitalisierung ist eine Chance, die bisherigen Prozesse sehr grundsätzlich zu überprüfen. Wer analoge Prozesse digitalisiert, sollte den bisherigen Prozess immer in Frage stellen.“

In vielen Unternehmen wird auch die Automatisierung vorangetrieben: So gibt es zum Beispiel in 35 Prozent der Unternehmen Chatbots zur automatischen Beantwortung von Anfragen, vor zwei Jahren waren es erst 25 Prozent. Auch das Workflowmanagement zur Automatisierung von Freigaben und anderen Verwaltungsprozessen verzeichnet mit 30 Prozent Zuwachs. Dabei hat sich der KI-Einsatz bei einzelnen Aufgaben innerhalb der Prozessautomatisierung von drei Prozent in 2022 auf 16 Prozent verfünffacht. Rohleder: „In einigen Jahren wird KI aus den Büros nicht mehr wegzudenken sein. KI wird Beschäftigte von Routinearbeiten entlasten - und damit auch den zunehmenden Fachkräftemangel abfedern.“

Investitionsbedarf und Fachkräftemangel bremsen Fortschritt
Trotz aller Fortschritte sehen die Unternehmen Herausforderungen auf dem Weg hin zum durchgängig digitalisierten Büro. Bereits jetzt erschwert der Fachkräftemangel aus Unternehmenssicht die Digitalisierung: Neben einem zu hohen Investitionsbedarf nennen 75 Prozent zu wenig qualifiziertes Personal als größte Hürde bei der Digitalisierung ihres Unternehmens. 66 Prozent geben an, ihnen fehle die Zeit, sich um die weitere Digitalisierung zu kümmern. Aber auch die Themen Sicherheit und Datenschutz spielen eine Rolle: Für 65 Prozent zählt die Sorge vor einem unberechtigten Zugriff auf Unternehmensdaten zu den größten Hürden. Gleichzeitig beklagen aber auch 63 Prozent zu hohe Datenschutzanforderungen.

Der vom Bitkom alle zwei Jahre erhobene Digital Office Index (DOI) steigt von 59 Punkten im Jahr 2022 auf 62 Punkte in diesem Jahr. Der Coronaschub der Jahre 2020 bis 2022 hat offenkundig einen dauerhaften Effekt. Rohleder: „Die Unternehmen arbeiten weiter an ihrer Digitalisierung und kommen dabei Schritt für Schritt voran.“

Der Digital Office Index wird auf Basis von 40 Indikatoren gebildet und zeigt den Stand der Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen auf einer Skala von 0 bis 100 Punkten auf. Die komplette Studie zum diesjährigen Digital Office Index steht hier zum Download bereit: Digital Office Index 2024

Kontakt: www.bitkom.org