Wer meint, es sei ausreichend, PDF-Dateien per E-Mail zu verschicken, irrt allerdings. Denn das Wachstumschancengesetz gibt vor, dass Rechnungen künftig in einem strukturierten Format ausgestellt werden, das dem europäischen Standard EN16931 entspricht.

Aus echten Digital-Formaten wie etwa XRechnung oder ZUGFeRD müssen die Rechnungsinformationen entsprechend automatisiert und ohne Medienbruch ausgelesen sowie weiterverarbeitet werden können. Dieser standardisierte Vorgang hilft beim Bürokratieabbau und reduziert Fehlerquellen signifikant, was zusätzlich zu einer erheblichen Kostenersparnis führt.

Bei so vielen Vorteilen sollten Unternehmen die E-Rechnung als Chance begreifen und diese auch zügig wahrnehmen. Denn während der Gesetzgeber dem Versender noch eine Übergangsfrist bis zum Jahr 2028 gewährt, müssen Empfänger bereits ab Tag eins der neuen Regelung elektronische Rechnungen entgegennehmen. Wer die verbleibende Zeit sinnvoll nutzen will, kümmert sich jetzt um eine langfristige Lösung, die sich nahtlos in die eigenen Prozesse integriert.
Mit der intelligenten „Essentials Plattform“ von BCT Deutschland können E-Rechnungen automatisch importiert und sämtliche geschäftsrelevante Informationen in Echtzeit an Folgesysteme übergeben werden, etwa an eine ERP- oder Fibu-Software oder ein ECM-System. Gleichzeitig kann die Lösung die Daten und Positionen einer E-Rechnung im Hintergrund mit denen der dazugehörigen Bestellung abgleichen und auf etwaige Abweichungen hinweisen.

Eine weitere Servicefunktion, die die Umstellung zum papierlosen Rechnungswesen erleichtert, ist das Generieren von PDF-Dokumenten zur internen Ablage. Denn die E-Rechnung dient in erster Linie der maschinellen Verarbeitung und eignet sich nicht für eine menschliche Sichtprüfung. Damit unsere Kunden dennoch stets den Überblick behalten, erstellt unsere Lösung auf Wunsch PDF-Dateien. Diese werden ebenfalls automatisiert ans DMS oder ERP übergeben und können bei Bedarf in Augenschein genommen werden. Darüber hinaus bietet die Einführung der E-Rechnung die Möglichkeit, auch weitere Geschäftsprozesse zu digitalisieren und zu automatisieren. Ein Schritt, den immer mehr Unternehmen gehen, denn richtig umgesetzt ist die Intelligente Dokumentenverarbeitung der Schlüssel, die Geschäfts- und Wettbewerbsfähigkeit langfristig zu sichern und auszubauen.

Anbieter der „Essentials Plattform“ sind zahlreiche namhafte BCT-Channelpartner aus dem ECM-, ERP- oder Systemhausbereich. Sie binden die Funktionen als Black-Box-Lösung im Hintergrund ihrer Software ein, sodass sie On-Premises oder in der Cloud genutzt werden können.

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